如何正確制作出口單據(jù)
一、制作出口單據(jù)
1、匯票：國際貿(mào)易中，主要使用的是跟單匯票，作為出口方要求付款的憑證。制作匯票時應(yīng)注意下列問題。
出票條款：信用證名下的匯票，應(yīng)填寫出票條款。包括：開證行名稱，信用證號碼和開證日期。
匯票金額：托收項下匯票金額應(yīng)與發(fā)票一致。若采用部分托收、部分信用證方式結(jié)算，則兩張匯票金額各按規(guī)定填寫，兩者之和等于發(fā)票金額。信用證項下的匯票，若信用證沒有規(guī)定，則應(yīng)與發(fā)票金額一致。若信用證規(guī)定匯票金額為發(fā)票的百分之幾，則按規(guī)定填寫。這一做法，通常用于以含傭價向中間商報價，發(fā)票按含傭價制作，開證行在付款時代扣傭金的情況。
付款人名稱：托收方式的匯票，付款人為買方。信用證方式下，以信用證開證行或其指定的付款行為付款人。若信用證未加說明，則以開證行為付款人。
收款人名稱：匯票的收款人應(yīng)是銀行。信用證方式下，收款人通常為議付行；托收方式下，收款人可以是托收行，均作成指示式抬頭。托收中也可將出口方寫成收款人（已收匯票），然后由收款人作委托收款背書給托收行。
2、商業(yè)發(fā)票（Commercial Invoice）：是出口商開立的發(fā)貨價目清單，是裝運貨物的總說明。發(fā)票全面反映了合同內(nèi)容。
發(fā)票的主要作用是供進口商憑以收貨、支付貨款和進出口商記賬、報關(guān)納稅的憑據(jù)。在不用匯票的情況下（如付款信用證、即期付款交單），發(fā)票代替匯票作為付款的依據(jù)。
發(fā)票沒有統(tǒng)一的格式，其內(nèi)容應(yīng)符合合同規(guī)定，在以信用證方式結(jié)算時，還應(yīng)與信用證的規(guī)定嚴(yán)格相符。發(fā)票是全套貨運單據(jù)的中心，其他單據(jù)均參照發(fā)票內(nèi)容繕制，因而制作不僅要求正確無誤，還應(yīng)排列規(guī)范，整潔美觀。
制作內(nèi)容及注意事項如下：
出口商名稱：發(fā)票頂端必須有出口商名稱、地址、電傳、傳真和電話號碼，其中出口商名稱和地址應(yīng)與信用證一致。
發(fā)票名稱：在出口商名稱下，應(yīng)注明"發(fā)票"（Cormercial Invoice或Invoice)字樣。
發(fā)票抬頭人：通常為國外進口商。在信用證方式時，除非另有規(guī)定，應(yīng)為開證申請人。
發(fā)票號碼，合同號碼，信用證號碼及開票日期。發(fā)票號碼由出口商自行按順序編制。合同號碼和信用證號碼應(yīng)與信用證所列的一致，如信用證無此要求，亦應(yīng)列明。開票日期不應(yīng)與運單日期相距太遠，但必須在信用證交單期和有效期之內(nèi)。
裝運地和目的地：應(yīng)與信用證所列一致，目的地應(yīng)明確具體，若有重名，應(yīng)寫明國別。
運輸標(biāo)志（嗟頭）：凡來證有指定嗟頭的，按來證制作。如無規(guī)定，由托運人自行制定。以集裝箱方式裝運，可以集裝箱號和封印號碼取代。運輸單據(jù)和保險單上的嗟頭，應(yīng)與發(fā)票一致。
貨物名稱、規(guī)格、包裝、數(shù)量和件數(shù)。關(guān)于貨物的描述應(yīng)符合合同要求，還必須和信用證所用文字完全一致。如用列明重量，應(yīng)列明總的毛重和凈重。
單價和總值：單價和總值必須準(zhǔn)確計算，與數(shù)量之間不可有矛盾，應(yīng)列明價格條件（貿(mào)易術(shù)語），總值不可超過信用證金額的超值發(fā)票，銀行可以接受，也有權(quán)拒收。
附加證明：大致有以下幾種：加注費用清單：運費、保險費和FOB價；注明特定號碼，如進口許可證號、布魯塞爾稅則號；注明原料來源地的證明文句。
出單人名稱：發(fā)票由出口商出具，在信用證方式下，必須是受益人。"UCP 500"規(guī)定，商業(yè)發(fā)票可以只標(biāo)明出單人名稱而不加簽署。如需簽字，來證中應(yīng)明確規(guī)定，如Signed Commercial Invoice。
3、運輸單據(jù)：運輸單據(jù)因不同貿(mào)易方式而異。有海運提單、海運單、航空運單、鐵路運單、貨物承運收據(jù)及多式聯(lián)運單據(jù)等。
我國外貿(mào)運輸方式以海運為主，這里著重介紹海運提單Bill of Lading的繕制及注意事項。
托運人（Shipper）：一般即為出口商，也即信用證的受益人，如果開證申請人為了貿(mào)易上的需要，在信用證內(nèi)規(guī)定作成第三者提單也可照辦，例如請貨運代理做托運人。
收貨人（ consignee）：該欄又稱提單抬頭。應(yīng)嚴(yán)格按信用證規(guī)定制作。如以托收方式結(jié)算。則一般做成指示式抬頭。即寫成 "To order"或"To the order of x x X"字樣。不可做成以買方為抬頭的記名提單或以買方為指示人的提單以免過早轉(zhuǎn)移物權(quán)。
通知人（NotifyParty）：這是貨物到達目的港時船方發(fā)送到貨通知的對象，通常為進口方或其代理人。但無論如何，應(yīng)按信用證規(guī)定填寫。如果信用證沒有規(guī)定，則正本提單以不填為宜，但副本提單中仍應(yīng)將進口方名稱地址填明，以便承運人通知。
提單號碼（B/L No.）：提單上必須注明編號，以便核查，該號碼與裝貨單（又稱大副收據(jù)）或（集裝箱）場站收據(jù)的號碼是一致的。沒有編號的提單無效。
船名及航次（Name of Vessel ;Voy No）：填列所裝船舶及航次。如中途轉(zhuǎn)船，只填寫第一程船名航次。
裝運港（Port of Loading）和卸貨港（Port of Discharge）：應(yīng)填寫具體港口名稱。卸貨港如不同國家有重名，則應(yīng)加注國名。卸貨港如采取選擇港方式，應(yīng)全部列明。如倫敦／鹿特丹／漢堡選卸， 則在卸貨港欄中填上"option London／Rotterdam／Hamburg",收 貨人必須在船舶到達第一卸貨港前在船公司規(guī)定時間內(nèi)通知船方卸貨港，否則船方可在其中任意一港卸貨。選擇港最多不得超過三個，且應(yīng)在同一航線上，運費按最高者計收 ? 如中途轉(zhuǎn)船，卸貨港即填寫轉(zhuǎn)船港名稱，而目的港應(yīng)填入"最 終目的地"（Final Destination）欄內(nèi)。也可在卸貨港內(nèi)填上目的港， 同時注明在XX港轉(zhuǎn)船"（W／Tat XX）。
嗟頭與發(fā)票所列一致。
包裝件數(shù)和種類（Number and Kind of Packages）與貨物描述（Description of Goods）：按實際情況列明。一張?zhí)釂斡袔追N不同包裝應(yīng)分別列明，托盤和集裝箱也可作為包裝填列。裸裝有捆、件，散裝貨應(yīng)注明"In bulk"。貨物名稱允許使用貨物統(tǒng)稱。但不得與信用證中貨物的描述有抵觸。危險品應(yīng)寫清化學(xué)名稱，注明國際海上危險品運輸規(guī)則號碼（IMCO CODE PAGE），聯(lián)合國危規(guī)號碼（UN CODE NO），危險品等級（CLASS NO）。冷藏貨物注明所要求的溫度。
毛重和尺碼（Gross Weight＆Measurement）：除信用證另有規(guī)定外，重量以千克或公噸為單位，體積以立方米為計算單位。
運費和費用（Freight＆Charges）：本欄只填運費支付情況， CFR和 CIF條件成交，應(yīng)填寫運費預(yù)付（Freight PrePaid），F(xiàn)OB 條件成交，一般填寫運費到付（Freight Collect），除非買方委托發(fā) 貨人代付運費。程租船一般只寫明"AS ARRANGED"（按照約 定）。 如信用證另有規(guī)定，按信用證規(guī)定填寫。
正本提單份數(shù)（Number of original Bs/L）：按信用證規(guī)定簽發(fā)，并分別用大小寫數(shù)字填寫，如"（2）TW"。信用證中僅規(guī)定"全套"（FUll set），習(xí)慣做兩份正本，但一份正本亦可視為全套。
提單日期和簽發(fā)地點：除備運提單外，提單日期均為裝貨完畢日期，不能遲于信用證規(guī)定的裝運期。提單簽發(fā)地點按裝運地填列。如果船期晚于規(guī)定裝運期，要求船方同意以擔(dān)保函換取較早日期提單，這就是"倒簽提單"（Anti dated B／L）；貨未裝上船就要 求船方出具已裝船提單，這就是"預(yù)借提單"（Advanced B／L），這 種做法系國際航運界陋習(xí)，一旦暴露，可能造成對方索賠以至拒收 而導(dǎo)致巨大損失。
簽署：按"UCP 500"規(guī)定，海運提單表面應(yīng)注明承運人名稱，并由承運人或其代理人、船長或其代理人簽署。簽署人亦須表明其身份。若為代理人簽署，尚須表明被代理一方的名稱和身份。
其他：信用證要求在提單上加注的內(nèi)容。如信用證規(guī)定"每份單據(jù)上均應(yīng)顯示信用證號碼"、"提單需提供貿(mào)促會證明"等。必須按信用證規(guī)定處理。
4、保險單（Insurance Policy／Certification）：是保險人與被保險人之間訂立的保險合同的憑證。是被保險人索賠、保險人理賠的依據(jù)，在CIF或CIP合同中，出口商在向銀行或進口商收
款時，提交符合銷售合同及／或信用證規(guī)定的保險單據(jù)是出口商必不可少的義務(wù)。
保險單主要內(nèi)容如下：
保險人及保險公司。
保險單編號。
被保險人：即投保人在CIF或CIP條件下，出口貨物由出口商申請投保，在信用證沒有特別規(guī)定的前提下，信用證受益人為被保險人。并加空白背書，以轉(zhuǎn)讓保險權(quán)益。
標(biāo)記：指運輸標(biāo)志應(yīng)和提單、發(fā)票及其他單據(jù)上的標(biāo)記一致。通常在標(biāo)記欄內(nèi)注明"按XX號發(fā)票"(as per Invoice No.X XX）。
包裝及數(shù)量應(yīng)與發(fā)票內(nèi)容相一致。
保險貨物名稱：可參照商業(yè)發(fā)票中描述的商品名稱填制。也可填貨物的統(tǒng)稱。信用證有時要求所有單據(jù)都要顯示出信用證號碼，則可在本欄空白處表示。
保險金額：按信用證規(guī)定金額投保，若信用證未規(guī)定，則按 CIF或CIP價格的110％投保。
保費及資率：保費及資率一般沒有必要在保險單上表示。 該欄僅填"AS ARRANGED"。但來證如果要求標(biāo)明保費及費率時，則應(yīng)打上具體數(shù)字及費率。
裝載運輸工具：海運貨物應(yīng)填寫船名和航次。如果需在中途轉(zhuǎn)船，如投保時已確定二程船名，則把二程船名也填上。如二程船名未能預(yù)知，則在第一程船名后加注"and／or steamers"。
開航日期、起運地和目的地：開航日期繕?quot;as per B／L"（見提單），地點參照提單填寫。
承保險別：本欄是保險單的核心內(nèi)容。它主要規(guī)定了保險公司對該批貨物承保的責(zé)任范圍，也是被保險人在貨物遭到損失后，確定是否屬保險公司責(zé)任的根據(jù)。本欄應(yīng)按投保資料繕制，并要嚴(yán)格符合信用證條款的要求。
賠付地點和賠付代理人：一般為保險公司在目的地或就近地區(qū)的代理人。
保險單簽發(fā)日期和地點：保險單的出單日期不遲于提單或其他貨運單據(jù)簽發(fā)日期，以表示貨物在裝運前已辦理保險。
保險公司簽章。
5、原產(chǎn)地證明（Certificate of Orgin）是用以證明貨物原產(chǎn)地或制造地，是進口國海關(guān)計征稅率的依據(jù)。我國出口商品
所使用的產(chǎn) 地證主要有以下幾種：
普通產(chǎn)地證：用以證明貨物的生產(chǎn)國別，進口國海關(guān)憑以核定應(yīng)征收的稅率。在我國，普通產(chǎn)地證可由出口商自行簽發(fā)，或由進出口商品檢驗局簽發(fā)，或由中國國際貿(mào)易促進委員會簽發(fā)。實際業(yè)務(wù)中，應(yīng)根據(jù)買賣合同或信用證的規(guī)定，提交相應(yīng)的產(chǎn)地證。在繕制產(chǎn)地證時，應(yīng)按《中華人民共和國原產(chǎn)地規(guī)則》及其他規(guī)定辦理。
普惠制產(chǎn)地證（GSP Certfficate of origin）：目前給予我國普惠制待遇的有澳大利亞、新西蘭、日本、加拿大、挪威、瑞士、俄羅斯及歐盟15國，以及部分東歐國家。凡是向給惠國出口受惠商品，均須提供普惠制產(chǎn)地證，才能被受關(guān)稅減免的優(yōu)惠，所以不管來證是否要求提供這種產(chǎn)地證，我出 口商均應(yīng)主動提交。普惠制產(chǎn)地證的書面格式名稱為格式A（Form A）。但對新西 蘭還須提供格式59A（Form 59A），對澳大利亞不用任何格式，只須在商業(yè)發(fā)票上加注有關(guān)聲明文句。在我國，普惠制產(chǎn)地證由進出口商品檢驗局簽發(fā)。
紡織品產(chǎn)地證（Certificate of origin Textile product）：對歐盟國家出口紡織品，需提交該產(chǎn)地證。該證是進口國海關(guān)控制配額的依據(jù)。在我國，該證由地方外經(jīng)貿(mào)委（廳）頒發(fā)。GSP產(chǎn)地證是取得關(guān)稅優(yōu)惠，而紡織品產(chǎn)地證是取得配額 ? 證明。對歐盟出口有關(guān)產(chǎn)品時，需同時提交兩種產(chǎn)地證。
對美國出口的原產(chǎn)地聲明書。凡屬對美國出口的配額商品，如紡織品等，應(yīng)由出口商填寫原產(chǎn)地聲明書。有三種格式：格式A，單一國家聲明書（Single Country Declaration），聲明商品產(chǎn)地只有一個國家；格式B，多國家產(chǎn)地聲明書（Multiple Country Declaration），聲明商品的原材料是由兩個或兩個以上國家生產(chǎn)的；格式C，非多種纖維紡織品聲明書，亦稱否定聲明書（Negative Declaration），凡紡織品的主要價值或主要重量屬于麻或絲的原料或含羊毛量不超過17％，則可填用此格式，以說明該類商品為非配額產(chǎn)品。
6、檢驗證書：國際貿(mào)易中檢驗證書（Inspection Certification）種類很多，分別用以證明貨物的品質(zhì)、數(shù)量、重量和衛(wèi)生條件等方面的情況。檢驗證書一般由國家指定的檢驗機構(gòu)出具，也可根據(jù)不同情況，由出口企業(yè)或生產(chǎn)企業(yè)自行出具。應(yīng)注意出證機構(gòu)檢驗貨物名稱和檢驗項目必須符合信用證的規(guī)定。還須注意檢驗證書的有效期。一般貨物為60天，新鮮果蔬類為2-3個星期，出口貨物務(wù)必在有效期內(nèi)出運，如超過期限，應(yīng)重新報驗。
7、包裝單據(jù)（Packing Document）：是指一切記載或描述商品包裝 種類和規(guī)格情況的單據(jù)，是商業(yè)發(fā)票的補充說明。主要有裝箱 （Packing List）、重量單（Weight List）、尺碼單（Measurement List）。
8、其他單證按不同交易情況，由合同或信用證規(guī)定，常見的有：寄單證明（Beneficiary"s Certificate for Despatch of Documents）、寄樣證明（Beneficiary"s Certificate for DesPatch of Shipment Sample）、郵局收據(jù)（Post Receipt）、快速收據(jù)（Courier Receipt）、裝運通知（Shipping Advice）以及有關(guān)運輸和費用方面的證明。
二、交單結(jié)匯
1、交單:是指出口商（信用證受益人）在規(guī)定時間內(nèi)向銀行提交信用證規(guī)定的全套單據(jù)，這些單據(jù)經(jīng)銀行審核，根據(jù)信用證條款不同付匯方式，由銀行辦理結(jié)匯。
交單應(yīng)注意三點：其一是單據(jù)的種類和份數(shù)與信用證的規(guī)定相符，其二是單據(jù)內(nèi)容正確，包括所用文字與信用證一致，其三是交單時間必須在信用證規(guī)定的交單期和有效期之內(nèi)。
交單方式有兩種：一種是兩次交單或稱預(yù)審交單，在運輸單據(jù)簽發(fā)前，先將其他已備妥的單據(jù)交銀行預(yù)審，發(fā)現(xiàn)問題及時更正，待貨物裝運后收到運輸單據(jù)，可以當(dāng)天議付并對外寄單。另一種是一次交單，即在全套單據(jù)收齊后一次性送交銀行，此時貨已發(fā)運。銀行審單后若發(fā)現(xiàn)不符點需要退單修改，耗費時日，容易造成逾期而影響收匯安全。因而出口企業(yè)宜與銀行密切配合，采用兩次交單方式，加速收匯。
2、結(jié)匯：信用證項下的出口單據(jù)經(jīng)銀行審核無誤后，銀行接信用證規(guī)定的付匯條件，將外匯結(jié)付給出口企業(yè)。我國出口業(yè)務(wù)中，大多使用議付信用證，也有少量使用付款信用證和承兌信用證的。主要結(jié)匯方式如下：
議付信用證：議付又稱出口押匯。議付押匯收取單據(jù)作為質(zhì)押。按匯票或發(fā)票面值，扣除從議付日起到估計收到開證行或償付行票款之日的利息，將貨款先行墊付給出口商（信用證受益人）。 議付是可以追索的。如開證行拒付，議付行可向出口商追還已墊付之貨款。
議付信用證中規(guī)定，開證行對議付行承擔(dān)到期承兌和付款的責(zé)任，"UCP 5OO"規(guī)定，銀行如僅僅審核單據(jù)而不支付價款不構(gòu)成議付。
我國銀行對于議付信用證的出口結(jié)匯方式，除上述出口押匯外，還采用另外兩種：一是收妥結(jié)匯，即收到單據(jù)后不敘做押匯，將單據(jù)寄交開證行，待開證行將貨款劃給議付行后再向出口商結(jié)匯 ；另一種是定期結(jié)匯，即收到單據(jù)后，在一定期限內(nèi)向出口商結(jié)匯，此期限為估計索匯時間。因此上述兩種方式，對議付銀行來說，都是先收后付，但按"UCP 5OO"規(guī)定，銀行不能取得議付行資格，只能算是代收行。
付款信用證：付款信用證通常不用匯票，在業(yè)務(wù)中使用的即期付款信用證中，國外開證行指定出口地的分行或代理行為付款行，受益人徑直向付款行交單。付款行付款時不扣除匯程利息。付款是不可追索的。顯然在信用證方式中，這是對出口商最為有利的一種。
承兌信用證：承兌信用證的受益人開出遠期匯票，通過國內(nèi)代收行向開證行或開證行指定的銀行提示，經(jīng)其承兌后交單。已得到銀行承兌的匯票可到期收款，也可貼現(xiàn)。
若國內(nèi)代收行愿意敘做出口押匯（議付），則出口商也可立即收到貨款，但此時該銀行僅以匯票的合法持票人向開證行要求付款，不具有開證行所邀請的議付行的身份。
三、單證不一致時出口商可采取的措施：在出口業(yè)務(wù)中，由于種種原因造成單據(jù)不符，即單據(jù)存在不符點，而受益人又因時間條件的限制，無法在規(guī)定期限內(nèi)更正，則有下列處理方法：
憑保議付：受益人出具保證書承認(rèn)單據(jù)瑕疵，聲明如開證行拒付，由受益人償還議付行所墊付款項和費用，同時電請開證人授權(quán)開證行付款。
表提：議付行把不符點開列在寄單函上，征求開征行意見，由開證行接洽申請人是否同意付款。接到肯定答復(fù)后議付行即行議付。如申請人不予接受，開證行退單，議付行照樣退單給受益人。
電提：議付行暫不向開證行寄單。而是用電傳和傳典通知開證行單據(jù)不符點。如開證行同意付款，再行議付并寄單，若不同意，受益人可及早收回單據(jù)，設(shè)法改正。
有證托收：單據(jù)有嚴(yán)重不符點，或信用證有效期已過，已無法利用手上的信用證，只能委托銀行在向開證行寄單函中注明"信用證項下單據(jù)作托收處理"，作為區(qū)別，稱為"有證托收"。而一般的托收，則稱為"無證托收"。由于申請人已因單證不符而不同意接受，故有證托收往往遭到拒付，實是一種不得已而為之的方式。