1.價(jià)格
(1)外購(gòu)部門按照“請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))”需求急緩加以整理，依據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)，并參考市場(chǎng)行情及過(guò)去詢價(jià)記錄，以電話(傳真)方式向三家以上供應(yīng)商詢價(jià)。特殊情形(比如獨(dú)家制造或代理等原因)下除外，但應(yīng)于“請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))”注明。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行比價(jià)、分析、議價(jià)。
(2)請(qǐng)購(gòu)材料規(guī)范較復(fù)雜時(shí)，外購(gòu)部門應(yīng)附上各供應(yīng)商所報(bào)的材料主要規(guī)范并簽注意見(jiàn)，再轉(zhuǎn)請(qǐng)購(gòu)部門確認(rèn)。
2.呈批
(1)比價(jià)、議價(jià)完成后，由外購(gòu)部門填具“請(qǐng)購(gòu)單”，擬定“訂購(gòu)廠家”、“預(yù)定裝運(yùn)日期”等，連同廠方報(bào)價(jià)，送請(qǐng)購(gòu)部門按采購(gòu)審批程序報(bào)批。
(2)核決權(quán)限
①采購(gòu)金額在8000元以下者由經(jīng)理核決。②采購(gòu)金額超過(guò)8000元者由總經(jīng)理核決。
(3)采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)審批后又發(fā)生采購(gòu)數(shù)量、金額等變更，請(qǐng)購(gòu)部門須按新的情況所要求程序重新報(bào)批。但若更改后的審批權(quán)限低于原審批權(quán)限時(shí)仍按原程序報(bào)批。
3.訂購(gòu)
(1)“請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))”經(jīng)報(bào)批轉(zhuǎn)回外購(gòu)部門后，即向供應(yīng)商訂購(gòu)并辦理各項(xiàng)手續(xù)。
(2)如需與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合約，外購(gòu)部門應(yīng)將簽呈和代擬的長(zhǎng)期合約書(shū)，按采購(gòu)審批程序報(bào)批后辦理。
4.進(jìn)度控制
(1)外購(gòu)部門依照“請(qǐng)購(gòu)單(外購(gòu))”及“采購(gòu)控制表”控制外購(gòu)作業(yè)進(jìn)度。
(2)外購(gòu)部門在每一作業(yè)進(jìn)度延遲時(shí)，應(yīng)主動(dòng)開(kāi)具“進(jìn)度異常反應(yīng)單”，記明異常原因及處理對(duì)策，據(jù)以修訂進(jìn)度并通知請(qǐng)購(gòu)部門。
(3)外購(gòu)部門一旦發(fā)現(xiàn)外購(gòu)“裝船日期”有延誤時(shí)，即應(yīng)主動(dòng)與供應(yīng)商聯(lián)系催交，并開(kāi)立“進(jìn)度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對(duì)策，通知請(qǐng)購(gòu)部門，并按請(qǐng)購(gòu)部門意見(jiàn)辦理。